|
|
Page:12
12 / / אנליזה ארגונית 30 טלפון אישיות לעובדים, ובכך הם ישרתו גם את המטרה של קשר עם העובד והתעניינות אישית במצבו . 3 . הקמת קבינט ארגוני לניהול חירום : הקמת קבינט ארגוני לחירום חשובה כדי לערב את הגורמים החיוניים ביותר ולמנוע עיכובים בקבלת החלטות . קבינט זה צריך לקבוע פגישות בפרקי זמן קבועים ותכופים, תחילה בכל כמה ימים תחילה ואחר כך במרווחים גדולים יותר, כדי להעריך אסטרטגיות היערכות ודרכי פעולה ולהתאימן כל הזמן למצב . אומנם פונקציות תפעוליות יכולות להיות מבוזרות בעת משבר כדי לאפשר פעולה מיידית ולעודד עובדים ליוזמה ולאחריות, אולם קבלת ההחלטות צריכה להיות ריכוזית ( 2002 , Argenti ) ונתונה לגוף ניהול מצומצם לניהול המשבר ולמניעת הפצה של מסרים כפולים או מבלבלים . 4 . הפעלת חמ״ל ארגוני : בארגונים בינוניים וגדולים מומלץ לארגונים לשקול להקים חמ"ל ארגוני המאויש במשמרות על ידי עובדי הארגון שיוכשרו לכך בהכשרה מזורזת . אם לארגון יש גוף מאויש הפועל במתכונת חמ"ל ( כגון מוקד תמיכה או שירות ) , אפשר להסב אותו לתמיכה במצב החירום . החמ"ל ישמש מרכז פיקוד ושליטה לכל הפעילות הארגונית . בין היתר הוא יעסוק באיסוף מידע מגורמי חירום, בתקשורת עם ובין עובדים ובהפצת מידע לארגון כולו באופן פורמלי ומאומת ; הוא ישמש כתובת שאליה יכולים לפנות עובדים ולקוחות המעוניינים לקבל מידע ; הוא יספק סיוע ותמיכה למנהלים במצב החירום, לרבות תמיכה בהיבטים הטכניים והאדמיניסטרטיביים של העשייה, כגון ניהול משאבים, קבלת החלטות וקשר עם גורמי חוץ . 5 . הבהרת תחומי אחריות : ראשית, אנו מציעים למפות את הפעולות הנדרשות בתגובה להיבטים השונים של המשבר, ושנית, כדאי ליצור הגדרה בהירה של חלוקת האחריות בארגון כדי שיהיה ברור איזו מחלקה אחראית לכל פעולה . יש לערב מחלקות שונות ( כגון יח״צ או משאבי אנוש ) בניהול המשבר ולהתאים את משימותיהם לחירום . כך למשל, תפקידה של מחלקת משאבי אנוש הופך למרכזי בתחום תקשורת פנים- ארגונית, תיווך מידע בנושא החירום והעמדת משאבי תמיכה לעובדים וליחידות ( 2003 , Mainiero & Gibson ( . תכנון 1 . מיפוי צרכים ומשאבים : עם פרוץ אירוע החירום מומלץ להקצות ממונה שיפעל למיפוי צרכים במגוון היחידות בארגון בשיתוף מנהלי יחידות המטה והשטח . בד בבד יש למפות את כל המשאבים הזמינים בארגון ולבחון כיצד אפשר להשתמש בהם כדי לתת מענה על הצרכים שמופו . משאבים אלו כוללים תשתיות פיזיות, ציוד, כוח אדם מתנדב, ידע ומומחיות .
|
צפנת, מכון למחקר, פיתוח וייעוץ ארגוני
|